Scope – Zweckbestimmung

Podcastfolge #56

In dieser Episode mache ich Ihnen anhand des Ausbaus unseres Dachbodens deutlich, wie wichtig die Bestimmung des Zwecks für einen erfolgreichen Projektabschluss ist.

Podigee

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Ausgangssituation

Ich habe mir vor ca. zehn Jahren mit meiner Frau zusammen ein Haus gekauft, ein Altbau und dort gab es extrem viel zu renovieren. Nachdem wir dann die grundsätzlichen Sachen geklärt hatten – neue Fenster streichen, Garten aufräumen und so weiter – haben wir dann den Status erreicht, wo wir gesagt haben: „Okay, damit können wir jetzt erst mal leben. Das gefällt uns.“

Und wie das wahrscheinlich jedem Hausbesitzer geht, gab es aber dennoch immer was zu verbessern. Eine große Baustelle war für uns der Dachboden. Auf dem Boden haben wir einfach alle Sachen eingeräumt, die man im täglichen Bedarf nicht braucht. Jeder kennt das. Da sammeln sich immer wieder Sachen an, die nicht gebraucht werden: Gesellschaftsspiele, alte Kleidungsstücke, Sachen, die man mal gekauft hat und die man einfach nicht mehr braucht.

Der Boden war komplett renoviert, aber jedes Mal, wenn ich auf den Boden gegangen bin, habe ich gedacht: „Mann, das ist echt ein schöner Raum, wenn wir den mal ausgebaut haben.“ Und so war das immer ein Wunsch von mir, diesen Boden wirklich auszubauen. Wenn man aber den Raum wirklich als Wohnraum benutzen möchte, dann musste er noch gedämmt werden.

Projektstart

Irgendwann war dann ein finanzielles Polster wieder da und das sollte unser Projekt 2020 werden. Wir hatten den Anspruch, dass daraus am Ende ein ganz toller Raum werden sollte. Und so begannz das Projekt: Erst der Dachdecker, alte Ziegel runter, Dämmung auf, neue Ziegel rauf. Dann haben wir einen Entrümpler geholt, weil wir gesagt haben, wir gucken uns gar nicht mehr an, was in den Kisten ist. Wir haben es jetzt über zehn Jahre nicht gebraucht. Warum sollte da noch irgendwas sein, was uns interessiert? Das war schon mal ein gutes Gefühl. Jetzt waren wir diesen ganzen alten Kram los.

Als nächstes musste der Raum ausgebaut werden, denn dort waren jetzt blanke Balken. Das sah nicht besonders hübsch aus und auch der Boden musste auch erneuert werden. Wir haben uns also einen Tischler und auch einen Innenarchitekten dazu genommen und ihn gefragt: „Was könnte man denn machen?“ Wir haben dann auch die passende Person gefunden, weil sie nicht nur Begeisterung für die Aufgabe gespürt, sondern auch versprüht hat.

Die Stiege war ebenfalls alt und sehr, sehr steil, weshalb sie ebenfalls ersetzt werden sollte. Der Raum unter dem Dachboden sollte aufgewertet werden und mehr Licht bekommen, weshalb wir ein Innenfenster einbauen lassen wollten.

Dann könnte ich da vielleicht mein Arbeitszimmer reinmachen, oder ich weiß auch nicht genau. Auf jeden Fall wird das sehr schön aussehen. Der Elektriker muss natürlich auch kommen, ebenso der Heizungsbauer. Und so weiter und so fort.

Erste Verzögerungen

Also ein größeres Projekt. Und natürlich war es 2020 nicht fertig. 2020 hatten wir die Dämmung, mehr aber auch nicht. Wir brauchten ja den Raum nicht wirklich, denn das Haus ist auch so groß genug für uns drei. Und da haben wir gesagt: „Gut, dann warten wir halt noch. Macht ja nichts. Aber so im Sommer 2021, da sollte es dann schon fertig sein.“ Das haben wir dann so mit dem Tischler und Handwerkern abgesprochen.

Und das Gute war, dass der Tischler auch so ein bisschen die Bauleitung des Ganzen übernehmen wollte. Das hat dann aber leider doch nur sehr mäßig geklappt. Und dann gab es natürlich weitere Verzögerungen: Die entsprechenden Dielen für den Boden waren nicht verfügbar. Derjenige, der die Platten an den Dachboden basteln wollte, war nicht verfügbar, weil er gerade ein Großauftrag hatte. Der Maler war nicht so pünktlich, wie das so sein sollte. Auch mit dem Installateur gab es Probleme.

Aber das kennt jeder, der irgendwie mal eine Renovierung vornimmt oder so ein größeres Bauprojekt macht. Also alles an und für sich kein Problem. Und dann war da noch das Thema mit der Stiege, also mit der neuen Treppe. Dafür hatten wir uns mehrere Vorschläge machen lassen. Ich hatte immer die Idee, dass das ein super Aufgang werden sollte, der noch mal ganz deutlich betont, wie toll dieser Raum auch ist. Aber aus baulichen Gründen ist dann leider wieder nur eine sehr steile Treppe geworden, die aber sehr schön aussah. Eines Tages kam jetzt der Tischler und wollten die vorgefertigte Treppe einbauen und stellten dann fest, dass die gar nicht so richtig rein passte. Jemand hatte sich offensichtlich vermessen. Sie war zehn Zentimeter zu lang. Die Treppe ragte also oben raus. Damit war unsere Terminplanung Sommer 21, damit fertig zu werden, dann auch gleich wieder ad absurdum geführt. Zum Glück konnte man das laut dem Tischler nacharbeiten.

Natürlich hatten wir uns auch noch schöne Dachfenster einbauen lassen. Der Raum sah schon echt beeindruckend aus, aber die neue Treppe passte ja nicht so richtig. Also hat er die alte Stiege wieder eingebaut und dann später erst die neue, überarbeitete Treppe. Inzwischen war es aber auch schon November 21.

Ist das wirklich das Projektende?

Und dann sind wir auf den Dachboden gegangen. Haben ihn uns ganz genau angeschaut. Die Beleuchtung war toll. Elektriker war da. Heizung an, schön warm, passte alles. Und jetzt standen wir da und haben uns gefragt: „Okay, jetzt haben wir diesen schönen Raum. Was machen wir denn eigentlich daraus?“ Absolutes Luxusproblem und hier musste eine Entscheidung her.

Wir haben uns verschiedene Szenarien überlegt: Hier könnte entweder unser Schlafzimmer rein. Dann würde unten einen Raum frei werden. Oder hier könnte das Zimmer für unsere Tochter rein.
Dann würde unten auch ein Raum frei werden oder hier könnte ein Arbeitszimmer rein. Dann könnten wir auch von zu Hause aus ganz gut arbeiten. Aber als Arbeitszimmer wäre es auch ein bisschen schade um den schönen großen Raum, denn dann würden wir da drin nur arbeiten und nicht genießen, wie toll er eigentlich ist. Und so haben wir weiter überlegt. Es gab einfach zu viele Optionen.

Weiteren Verzögerungen

Was soll ich sagen … Der Raum ist immer noch leer, weil wir uns immer noch nicht entschieden haben, weil es so viele Optionen gibt. Absolutes Luxusproblem.

Das haben wir auch immer wieder im Berufsleben. Das eigentliche Problem war, dass wir keine Rumpelkammer auf dem Dachboden haben wollte. Aber wir haben uns vor Projektstart nicht überlegt, was wir stattdessen mit dem Raum anfange wollten. Was sollte die Zweckbestimmung werden?

Und genau das sehe ich auch immer wieder, wenn wir mit unseren Kunden über Projekte reden. Okay, jetzt soll ein neues Produkt entwickelt werden, aber welchen Zweck hat dieses Projekt? Welchen Zweck soll dieses neue Produkt denn dann haben? Was macht das ganz genau? Was tut es mit uns? Was gibt es uns?

Folgen für das Projekt

Verzögerungen, fehlende Motivation und durchschnittliche Ergebnisse

Wenn man dieses Ziel nicht vorher emotional auflädt und den Zweck z.B. definiert als „Wir wollen in unserer Nische die Nummer eins werden“ oder „Wir wollen mit diesem Projekt unsere Kunden zufriedenzustellen, glücklich zu machen“. Denn wenn man den Projektgrund nicht festlegt, verzögern sich Projekte so wie z.B. bei uns um ein Jahr. Oder ich werde nicht die entsprechende Lust haben, überhaupt an dem Projekt zu arbeiten, das heißt, die Qualität meines Outputs, das ich zu diesem Projekt bringen muss, wird geringer, weil ich gar nicht davon überzeugt bin, dass es toll und sinnvoll ist.

Und so wird auch dieses Projekt eins von vielen, was mal gestartet wurde und dann irgendwann endet, weil angeblich kein Budget mehr da ist. Weil angeblich andere Sachen wichtiger werden. Weil jetzt gerade was anderes viel dringender ist und unbedingt unserer Aufmerksamkeit bedarf und außerdem ist da ja auch noch das operative Geschäft, über das ich mich ja um das ich mich ja auch noch tagtäglich kümmern muss. Und schon verliere ich den Scoop, die Zweckbestimmung aus den Augen. Und so wie bei uns mit dem leeren Raum bleibt es dann auch ein leeres Projekt. Es ist irgendwas erfüllt worden. Aber ob es genau das ist, was wir wollten, wissen wir eigentlich gar nicht mehr.

Dann akzeptieren wir plötzlich, dass Zuarbeiter – hier Handwerker – ihre Dinge nicht so abliefern, wie wir das ursprünglich wollten. Wie vernachlässigen die Projektleitung. Wir vernachlässigen die Kontrolle darüber, was in Zeit und Termin erledigt wird. Und wenn dann keiner mehr nachfragt, wenn ich an niemanden reporten muss, um dem Projektfortschritte zu machen, dann verläuft das ganze irgendwann im Sand und wird eben nicht erfüllt. Und das ursprüngliche Problem von dem Ganzen ist, dass ich das Ziel nicht richtig bestimmt hatte.

Verschwendung der Ressourcen

In der privaten Situation ist das natürlich nicht so ein Riesenproblem. Ich kann mir jetzt weiter überlegen, was ich mache. Aber im beruflichen Kontext ist das schon ein Riesenproblem, weil ich einfach Zeit – und ggf. auch Ressourcen – verschwende. Die Zeit von mir, die Zeit von den Kollegen, die daran beteiligt sind, die Zeit vielleicht auch von denjenigen, die etwas ins Ziel bringen wollen. Und das alles nur, weil ich das Ziel nicht klar formuliert habe. Nicht emotional aufgeladen habe und andere nicht davon überzeugt habe, dass es absolut sinnvoll ist, dass es unbedingt erforderlich ist, dieses neue Produkt, diese IT-Software, diese Prozesse jetzt einzuführen.

Dauerhafte Unzufriedenheit des Teams

Weil es absolut Sinn macht, dass wir alle die Bedürfnisse unseres Kunden erfüllen, den Kunden glücklich machen. Mit dem neuen Projekt, mit dem neuen Produkt oder aber die Nachbarabteilung davon profitiert, weil wir plötzlich viel besser zusammenarbeiten können, wenn wir Prozesse einführen.

Weil der Ärger verschwindet. Diese ewigen Diskussionen darüber. Dieser Streit, dieser Frust, den man dann auch wieder mit nach Hause nimmt, der uns die Wochenenden lang beschäftigt. Und so weiter und so fort. Und weil wir diese Projekte eben nicht zum Ziel bringen, bleibt auch immer dieses ungute Gefühl. Da war doch noch was. Ich muss doch eigentlich noch jenes machen. Hier müsste ich eigentlich auch noch eine Aktion machen. Oh, das schaffe ich jetzt aber gerade nicht, weil ich gerade hier operativ so eingebunden bin.

Und da gibt es schon wieder das nächste Eskalation-Meeting. Da muss ich jetzt hin. Und schon sind wir wieder an der Stufe, dass Dringlichkeit vor Wichtigkeit kommt und das alles nur, weil ich die Wichtigkeit, den Scope, den Zweck vorher nicht richtig bestimmt habe und auch nicht die Leute auf diesem Weg mitgenommen habe.

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Herzliche Grüße
Malte Stöckert