7 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Podcastfolge #63

Die unterschiedlichsten Gründe können zum Scheitern eines Projekts führen. Und leider passiert das ununterbrochen. Deshalb möchte ich Ihnen nicht nur die Gründe des Scheiterns erklären, sondern Sie auch anschließend beraten, wie Sie ein Projekt erfolgreich managen.

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Reaktion des Projektleiters auf Planabweichungen

Meist ahnt der Projektleiter bereits früh, dass das angestrebte Resultat unter den geplanten Bedingungen nicht erbracht werden kann. Dadurch bauen sich in ihm verschiedene Ängste auf. Er beginnt schlechte Nachrichten nicht zu reporten oder die Fortschritte und Umstände schön zu reden. Das wiederum verursacht weitere Ängste in ihm, denn es könnte ja jemand dahinterkommen, dass seine Kompetenz im Projektmanagement anscheinend nicht ausreicht. Dass er nicht ganz ehrlich ist.

Ursachen eines gescheiterten Projekts

  1. Ebenso wenig wie wir die Fähigkeit haben, vorauszusehen, wie ein neues Land erobert und erschlossen werden kann, haben wir die Fähigkeit, ein Projekt im Voraus so zu planen, dass keine Planabweichungen erforderlich sein werden
  2. Das Projektziel wird nicht richtig bzw. ungenau definiert. Das macht man manchmal sogar bewusst, weil man als Auftraggeber schlicht und ergreifend nicht ganz genau weiß, wie man das Projektziel überhaupt definieren soll. Kaum ist eine Woche vergangen, wird das Projektziel umgeschrieben. Hat der Projektleiter bereits eine Planung gemacht, dann wird seine Planung schon allein dadurch über Bord geworfen.

So schließen Sie Ihr Projekt erfolgreich ab

1. Fragen Sie sich immer wieder, was Sie noch nicht wissen.

Ein Projekt wie eine nicht erschlossene Landschaft zu sehen, hilft uns dabei, sich immer wieder bewusst zu machen und einzugestehen, dass man nicht jede kommende Abzweigung planen und nicht jede Hürde voraussehen kann. Wir haben auch als Projektleiter nicht die allergrößte Kompetenz können nicht alles wissen. Wenn wir das aber dennoch annehmen, werden wir immer wieder von Problemen überrascht. Um die eigenen Wissenslücken zu schließen, hilft es, sich kontinuierlich Expertenmeinungen einzuholen von Leuten, die das schon mal gemacht haben oder sich in dem Gebiet besonders gut auskennen.

2. Planen Sie nur Projekte, die wirklich Sinn machen und durchführbar sind.

Meine Empfehlung ist, das Budgets mindestens so auszustatten, dass eine 20%ige Erhöhung während der Projektphase möglich ist. Dann haben Sie zumindest die Möglichkeit, in einem gewissen Grad nachzustellen und eventuelle Mehrkosten zu erzeugen und damit sicherzustellen, dass der Projekterfolg auch bei unerwarteten Hindernissen möglich ist.

Dazu gehört auch die Bereitschaft, vor dem Projekt die nötigen Investitionen zu tätigen, sowie eine klare Bestimmung des Zwecks und die emotionale Aufladung des Ziels: Die Verbindung zum Projektziel aufzubauen bzw. das Gefühl beim Team zu erzeugen, dass es auf einer wichtigen Mission ist, ist die Aufgabe vom Sponsor oder vom Projektleiter. Danach muss jeder Mitarbeiter verstanden haben, warum es so wichtig ist, das Projekt in der vorgegebenen Zeit und in vollem Umfang abzuschließen.

3. Führen Sie klare Meilenstein-Reportings durch.

Das bedeutet, dass man zu Meilensteinen wirklich zusammenkommt und sich faktisch anschaut, was im Moment vorliegt. Was haben wir denn wirklich erreicht? Was ist faktisch vorhanden und was ist nicht vorhanden?

Man muss natürlich auch bereit sein, eine Abweichungsanalyse zu machen. Wenn also noch nicht der Teil der Landkarte erschlossen werden konnte, den wir uns vorgestellt haben, muss so vorgegangen werden, dass wir uns fragen, warum konnte das nicht passieren? An welcher Stelle sind wir abgewichen? An welcher Stelle war vielleicht unsere Planung nicht korrekt? Müssen wir die Planung anpassen? Brauchen wir mehr Zeit? Oder brauchen wir an der einen oder anderen Stelle sogar ein kleines bisschen mehr Geld? Oder haben vielleicht die Prozessbeteiligten nicht so performt, wie sie eigentlich sollten?

Genauso wichtig ist, dass der Projektleiter genau weiß, an wen er reporten soll. Denn wenn nicht, wird der Projektleiter anfangen, das zu tun, was er für sinnvoll hält und sich gedanklich immer weiter vom Projektziel entfernen.

4. Bedingungslose Unterstützung des Sponsors für den Projektleiter

Es muss zu 100% definiert sein, welche Kompetenz der Projektleiter und welche Verantwortung er zu tragen hat. Auch muss definiert sein, was er von den anderen Projektbeteiligten verlangen kann. Das heißt, der Sponsor, aber auch jeder Mitarbeiter auf diesem Projekt, muss gegenüber dem Projektleiter und dessen Zielen zu 100% committed sein. Das bedeutet natürlich für den Sponsor auch, sich anzuhören, was der Projektleiter zu sagen hat – seien es auch emotionale Sachen oder Probleme in zwischenmenschliche Beziehungen.

5. Kontinuierliches Beißen

So nenne ich das. Der Projektleiter muss eine Bulldogge sein. Er muss den Leuten permanent in die Waden kneifen können. Denn Projekte werden leider nicht in einem Hauruckverfahren umgesetzt, sondern der Weg ist extrem lang ist und meistens besteht er nur aus minimalen Teilerfolgen. Manchmal gibt es auch Rückschläge.

Das ist natürlich extrem frustrierend für den Projektleiter. Deswegen braucht er auch die emotionale Gabe, sich von solchen Sachen nicht frustrieren zu lassen.

6. Setzen Sie die Prioritäten nach Effekt.

Der Projektleiter muss sich überlegen, welche von den geplanten Aufgaben werden den größten Effekt haben? Welche Abhängigkeiten bestehen von der Erfüllung dieser Aufgabe?
Das heißt, wenn ich Task A erfülle und dahinter liegen B C, D, E und F, die nicht erfüllt werden können, bevor A erledigt ist, dann hat diese Aufgabe automatisch eine höhere Priorität, als wenn es eine Aufgabe ist, die keinen Nachfolger hat.
So können Sie im Projektmanagement relativ einfach Prioritäten setzen.

7. Führen Sie Lessons Learneds durch

Wir können beim nächsten Projekt nur bessere Ergebnisse erzielen, wenn wir uns fragen, warum es gescheitert ist? An welchen Stellen kam es zu Verzögerungen? Woran lag das? Etc. Erst wenn wir unser Scheitern analysiert haben, können wir es das nächste Mal besser machen.

Herzliche Grüße
Malte Stöckert

Strategiegespräch mit Malte Stöckert