Wenn Absprachen nicht eingehalten werden

Kennen Sie das auch? Ihr Empfang reagiert immer wieder anders auf eintreffende Kunden? Die Dienstleistung wird je nach Mitarbeiter unterschiedlich schnell oder in verschiedener Qualität erbracht? Die Abläufe innerhalb Ihrer Organisation werden abhängig von persönlichen Vorlieben unterschiedlich ausgeführt?

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Klare Kommunikation und Dokumentation

Damit die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen nicht von der Tagesform oder dem Mitarbeiter abhängt, benötigt jede Organisation eine klare Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte sowie eine genaue Beschreibung, wie diese auszuführen sind.

Nehmen wir als Beispiel den Empfang eines Patienten in einer Arztpraxis: Der übergeordnete Prozess heißt „Empfang eines Patienten“. Dazu können die Arbeitsschritte „Begrüßung“, „Versicherungskarte einlesen“, ggf. „Patientenformular ausfüllen lassen“ und „Weitere Anweisungen geben“ gehören. Wenn dann ebenfalls zu jedem Arbeitsschritt eine konkrete Anweisung vorliegt, wie dieser Schritt auszuführen ist und welche Dokumente wie bei „Patientenformular ausfüllen lassen“ verwendet werden sollen, weiß jeder Mitarbeiter genau, was er in welchem Fall wie auszuführen hat.

Eine schriftliche Dokumentation darüber, deren Pflege sowie eine klare Kommunikation der eingeführten Vorgehensweise an die Mitarbeiter sind für eine erfolgreiche Umsetzung unbedingt notwendig. Eine vollständige Dokumentation ist natürlich zeitaufwendig und birgt so manche Herausforderungen wie die passende Tiefe der Dokumentation für Ihr Unternehmen zu finden.

Deshalb hat unser Geschäftsführer und Business-Coach Malte Stöckert das Coachingprogramm Trust The Process© entwickelt, das Sie Schritt für Schritt in die Welt der Prozesse einführt und in dem ein erfahrener Berater Ihnen bei Fragen und Schwierigkeiten tatkräftig zur Seite steht.

„Das haben wir schon immer so gemacht. Und bisher lief es ja auch.“

Bei der Einführung von Prozessen in Ihrem Unternehmen ist es unbedingt erforderlich, auf jeden einzelnen Ihrer Teammitglieder einzugehen, zu verstehen, welche Bedenken er bei der Veränderung hat, damit zwischenmenschliche Hürden beseitigt werden können. Auch hierbei unterstützen unsere Berater innerhalb des Coachingprogramms Trust The Process© Sie jederzeit.

Wieso sich die Einführung von Prozessen in Ihrem Unternehmen lohnt

  1. Absprachen werden aufgrund der schriftlichen Dokumentation und der klaren Kommunikation eingehalten
  2. Arbeitsschritte werden einheitlich durchgeführt: Qualität und Zeitaufwand sind bei allen Mitarbeitern gleich
  3. Unklarheiten über Arbeitsabläufe werden beseitigt und Diskussionen darüber vermieden
  4. Selbstständiges Arbeiten des Teams wird möglich und somit Mircomanagement des Geschäftsführer verhindert
  5. Fokus auf die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens möglich